KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

POLA KOMUNIKASI BISNIS

Secara umum, pola komunikasi (patterns of communications) dapat dibedakan menjadi dua saluran (Purwanto, 2006 : 40 - 45), yaitu :

a)      Saluran Komunikasi Formal

            Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 3 pola yaitu :

1)      Komunikasi dari atas ke bawah

            Komunikasi dari atas ke bawah (top-down) merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupaka penyampaian pesan yang dapat berentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya.

            Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai lima tujuan pokok, yaitu :

·         Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu,

·         Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaa harus dilaksanakan,

·         Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,

·         Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,

·         Menyajikan informasi mengenai aspek ideology dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujua yang ingin dicapai.

2)      Komunikasi dari bawah ke atas

            Komunikasi dari bawah ke atas (buttom-up communication) berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.

3)      Komunikasi Horizontal

            Komunikasi horizontal (horizontal communication) atau sering disebut dengan komunikasi lateral (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi.

            Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau department yang memiliki kedudukan sejajar.

4)      Komunikasi Diagonal

            Komunikasi diagonal (diagonal communication) melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) orgnisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manajer pemasaran dengan bagian pabrik, antara manajer produksi dengan bagian promosi, antara manajer produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya

b)      Saluran Komunikasi Informal

            Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa memperdulikan jenjang hierarki, pangkat dan kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan bisaanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru didengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron TV, dan kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya.

·     MENGELOLA KOMUNIKASI BISNIS

Cara Mengelola Komunikasi :

1.   Menangani pesan-pesan yang bersifat rutin

a. Mengurangi jumlah pesan semaksimal mungkin.

Hal ini perlu dilakukan karena pada prakteknya banyak proses komunikasi, misalnya rapat atau penggunaan memo, yang hanya memboroskan waktu. Dengan hanya mengirim informasi yang memang dianggap penting, maka perusahaan dapat menghemat waktu dan uang.

b. Memberikan instruksi yang jelas.

Orang yang bertanggung jawab untuk menyampaikan informasi harus memahami dengan jelas semua keinginan dan sasaran perusahaan. Selain itu, penyampai informasi atau manajer harus menganalisa apakah bawahannya sudah benar-benar memahami informasi yang disampaikan. Hal ini dapat dilakukan dengan mengumpulkan umpan balik melalui kerja sama yang baik dengan para stafnya.

c. Mendelegasikan tanggung jawab

Oleh karena keterbatasannya sebagai manusia, manajer sebaiknya mempercayakan sebagian tugasnya kepada para bawahan.

d. Melatih penulis dan pembicara

Dengan memberikan pelatihan tentang teknik-teknik menulis dan berbicara didepan umum, perusahaan dapat meningkatkan rasa percaya diri para pegawai dalam menjalankan tugasnya. Sebagai akibatnya, perusahaan pun dapat menjalankan operasinya dengan lebih lancar.

2. Menangani krisis komunikasi

Krisis komunikasi dalam perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan. Cara penanganan krisis disuatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan yang lain. Semakin besar tantangan atau risiko yang harus dihadapi, semakin tinggi tingkat kemampuan atau ketrampilan yang dibutuhkan.

Terdapat Dua falsafah dalam krisis komunikasi :

·         Bersikap diam

·         Katakan apa yang terjadi dan segera

Menurut para ahli public relation, menangani krisis komunikasi dengan menjelaskan masalah dengan terbuka kepada publik dan karyawan, lalu mencari sumber masalah dan berusaha mengendalikan.

Beberapa hal yang dapat dilakukan dalam krisis komunikasi

·         Siapkan tim yang trampil dan cekatan dalam penanganan krisis

·         Manajemen puncak harus segera bertindak

·         Ciptakan pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang baik

·         Ceritakan kejadian secara menyeluruh, terbuka dan jujur.

·         Tunjukan keseriusan perusahaan, tidak hanya dalam pernyataan tetapi juga dalam tindakan nyata.

·     MASALAH KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

1.      Hambatan dari Proses Komunikasi

a.       Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.

b.       Hambatan dalam penyandian/simbol. Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.

c.       Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.

d.       Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima

e.         Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.

f.          Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretative, Hambatantidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.

2.    Hambatan  Fisik

Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya orang yang tuna wicara), gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

3.    Hambatan Semantik

Faktor pemahaman bahasa dan penggunaan istilah tertentu. Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima pesan. Misalnya : adanya perbedaan bahasa (bahasa daerah, nasional, maupun internasional).

4.      Hambatan Psikologis 

Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan, sehingga menimbulkan emosi diatas pemikiran-pemikiran dari sipengirim maupun si penerima pesan yang hendak disampaikan.

5.      Hambatan Manusiawi

Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat
pancaindera seseorang, dll.

Sumber :

http://comunitaseconomic.blogspot.com/2012/10/komunikasi-bisnis_6.html

http://iniakunindy.blogspot.com/2014/04/pengelolaan-komunikasi-dalam-organisasi.html

http://jemmyaffan.blogspot.com/2012/04/pengelolaan-komunikasi.html